Zapytanie ofertowe: Wykonanie filmu promocyjnego

Zapytanie ofertowe w zakresie: Wykonanie filmu promującego międzynarodowy szlak kulturowy „Śladami Bałtów” w ramach projektu “The Balts’ Road” finansowanego ze środków Programu Interreg Litwa Polska, nr projektu LTPL00327

Nr sprawy:

GFL/2/2025

Data wystawienia:

12.06.2025

Zapytanie ofertowe: na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty 30 000 euro netto

I.                Przedmiot zamówienia:

1.     Rodzaj zamówienia:

Usługi

2.     Opis przedmiotu zamówienia:

1)     Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania filmu promującego międzynarodowy szlak kulturowy „Śladami Bałtów” w dwóch wersjach czasowych.

 (kod CPV: 92111250-9 – Usługi produkcji filmów promocyjnych)

2)     W ramach wykonania usługi Wykonawca obowiązany jest:

a)     przygotować w ścisłej współpracy z Zamawiającym, koncepcję kreatywną i scenariusz 2 filmów informacyjno-promocyjnych dotyczących tworzonego szlaku kulturowego „Śladami Bałtów – Jaćwieski Szlak”

b)     długość filmów:

I wersja – do 2 minut

II wersja – 20 – 30 sekund

c)     film w II wersji może być skróconą wersją filmu 2 minutowego;

d)     wykonać niezbędne zdjęcia filmowe na terenie Polski (powiaty: gołdapski, olecki, ełcki, suwalski i augustowski) i na terenie Litwy (okręg mariampolski) z uwzględnieniem materialnego i niematerialnego dziedzictwa kulturowego na Litwie i w Polsce ze szczególnym uwzględnieniem czasów wczesnego średniowiecza (epoki Jaćwingów). Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę minimum obiektów, które muszą znaleźć się w filmie w wersji I;

e)     montaż i postprodukcja – przygotować filmy spełniające standardy techniczne wymagane przez Telewizję Polską zawarte na stronie https://brtvp.pl/40691726/cennik-i-specyfikacja , a także w wersjach umożliwiających publikację w mediach społecznościowych;

f)      filmy muszą być przygotowane w 3 wersjach językowych: polskiej, litewskiej, angielskiej;

g)     dostarczenie materiałów w wymaganych formatach i nośnikach.

3)     Wykonawca przekaże prawa autorskie i pokrewne do filmu na wszystkich polach eksploatacji. Wykonawca powinien oświadczyć, iż przeniesienie w/w praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie

3.     Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena brutto: 60%

Doświadczenie wykonawcy w produkcjach promocyjnych/reklamowych: 20%

Koncepcja kreatywna i propozycja realizacyjna: 20%

II.              Termin lub okres wykonania zamówienia:

Całość przedmiotu umowy zostanie wykonana najpóźniej do dnia 15.09.2025 r.

III.             Wymagania stawiane Wykonawcy:

1)     Prowadzenie zarejestrowanej działalności gospodarczej.

2)     Udokumentowane doświadczenie w zakresie wykonania filmów promocyjnych i reklamowych o podobnej tematyce – minimum 3 filmy (w ofercie należy przesłać linki do filmów).

 IV.             Składanie ofert:

1)     Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: Stowarzyszenie Gołdapski Fundusz Lokalny, ul. Wolności 11, 19-500 Gołdap,

2)     Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Zbigniew Mieruński, tel. +48 508 118 968,
e-mail: gofund@wp.pl

3)     Do wypełnionego formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy dołączyć:

a)     Dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej;

b)     Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

c)     Kopię dokumentów bądź linki do filmów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia i/lub należycie wykonanej usługi (np. referencje).

4)     Termin składania ofert (data i godzina):

03.07.2025 r. do godz. 15:00

5)     Miejsce składania ofert:

a)     Ofertę należy złożyć:

– w kopercie zaadresowanej: Stowarzyszenie Gołdapski Fundusz Lokalny, ul. Wolności 11, 19-500 Gołdap

– elektronicznie na adres: gofund@wp.pl

b)     Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Stowarzyszenia Gołdapski Fundusz Lokalny. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6)     Ofertę można złożyć: osobiście, za pośrednictwem poczty lub za pomocą poczty elektronicznej.

7)     Stowarzyszenie Gołdapski Fundusz Lokalny zastrzega sobie prawo do:

– pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

– unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (wzór),

Załącznik nr 2 – Umowa (wzór),

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (wzór).

Załącznik 4 – Protokół zdawczo-odbiorczy (wzór)